מתודולוגיית Triple O's להטמעת MES מוצלחת במפעלים
מאת לאה תרשיש
מבוא
הטמעת מערכת MES במפעל משלבת בתוכנה אתגרים רבים. ארגונים משקיעים זמן, משאבים ואנרגיות בהטמעת פתרונות תוכנה מתקדמים שיתנו ערך עבור הארגון ויסייעו להם מניהול ייעיל ואפקטיבי יותר של המפעל, אך רבים מהם מתקשים לסגל את המפעל לעבודה עם המערכת החדשה, חלקם אף מתקשים להגיע לקו הסיום ולהעמיד מערכת MES שלעיתים נזנחת עם השנים והופכת ל"פיל לבן". המפתח טמון לא רק במערכת ה MES שנבחרה, אלא גם בהטמעה שלה בקרב המשתמשים. כאן נכנסת לתמונה מתודולוגיית Triple O's להטמעה מוצלחת של מערכות MES ברצפות הייצור.
האתגר
מפעלים רבים מתקשים להטמיעה מערכת MES ברצפת הייצור, לעיתים הקושי עולה כבר בהתחלתו של הפרויקט בשלב האפיון ולעיתים המערכת 'עולה לאויר' ובשלב זה עולות התנגדויות רבות והמפעל מתקשה להטמיעה את המערכת ולהרגיל את העובדים למערכת החדשה. האתגר האמיתי אינו רק לגרום לתוכנה לפעול באופן תקין ולתמוך בתהליכים הנדרשים אלא גם לגרום לעובדים להשתמש בה ביעילות, להתרגל אליה ולקבל ממנה את הערך המקסימאלי האפשרי. מערכת שהעובדים לא יודעים לעבוד איתה ונותרת ללא שימוש בעוד העובדים ממשיכים להשתמש בכלים ובתהליכים המיושנים הוא שכיח מאוד. מתודולוגיית Triple O's מתמודדת עם האתגר הזה בצורה ישירה.
שלבי פרויקט MES
מתודולוגיית Triple O's מתמקדת בשלושה שלבים קריטיים בניהול פרויקט MES:
- Onboard (ההתנעה): בשלב זה מתבצעת ההכנה המקדימה, כולל הגדרת צרכים, בחירת מערכת ה MES, בחירת הספק המבצע והערכת התקציב לפרויקט.
- Operation (המימוש): בשלב זה הפרויקט יצא לדרך בהתאם לתוכנית בשלב ההתנעה, הן ברמת התשתית והן ברמת המערכת והתאמתה לדרישות המפעל.
- OnLive (עלייה לאוויר): בשלב זה ולאחר מימוש מוצלח של השלב הקודם, המערכת עולה לאוויר המפעל והמשתמשים יכולים להתשמש בה באופן שוטף.
מתי מתחילים להטמיעה את המערכת?
בשונה מגישות מסורתיות לפיהן פעילויות ההטמעה של המערכת מתחילות במקביל לשלב האחרון שבו המערכת עולה לאויר. מתודולוגיית Triple O's משלבת מגוון רחב של פעילויות הטמעה שנידרש לממש לאורך כל שלבי הפרויקט. באופן זה אנו מגדילים באופן משמעותי את סיכויי ההצלחה של הטמעת מערכת ה MES ברצפת הייצור והמערכת תוכן להמשיך להתפתח ולתת ערך לכלל המשתמשים במפעל.
פעילויות הטמעת מערכת MES
התוכנה כל שלב בפרויקט התוכנה דורש פעילויות ספציפיות להבטחת אימוץ חלק:
שלב 1 – פעילויות שלב ההתנעה:
- יעדים: הגדרת ייעדים שאותם מעוניינים לקדם במפעל באמצעות מערכת MES ולתעדף את הייעדים.
- מדדי הצלחה: הגדרת מדדי הצלחה הן איכותיים והן כמותיים הקשורים לייעדים שהוגדרו.
- מינוי בעלי תפקיד: מינוי בעלי תפקיד מרכזיים כגון: מנהל פרויקט, משתתפי וועד היגוי, בודקי המערכת וההרצה, מדריכים, מובילי שינוי (champions), תמיכה טכנית.
- ניהול סיכונים: זיהוי סיכונים אפשריים שיכולים להקשות על הטמעת המערכת במפעל, הסיכונים יכולים להיות ספציפיים למאפייני המפעל. יש להשתמש בטבלת ניהול סיכונים מובנית ולתכנן לכל סיכון דרכים להתמודדות.
שלב 2 – פעילויות שלב המימוש:
- בעלי עניין: יש למפות עבור בעלי עניין במפעל את היתרונות שהם מקבלים ממערכת ה MES. מעורבות הנהלה תסייע בהתמודדות עם התנגדות המשתמשים, גיוס מובילי שינוי (champions) יסייע בהדרכות והצגת תועלות מערכת ה MES למשתמשים.
- תועלת נתפסת מול עלות נתפסת: חשוב להציג למשתמשים את התועלות הנתפסות עבורם ולהפחית ככל הניתן את ה'עלויות' נתפסות עבור המשתמשים.
- טיפול בהתנגדויות: נדרש להבין את מקור ההתנגדות של המשתמשים, מתוך מגוון התנגדויות אפשריות כגון: טכנולוגית, פסיכולוגית, תהליכית, תרבותית ואינטרסים אישיים. נדרש לתכנן דרכים שונות להתמודדות עם ההתנגדויות.
- העלאת ישויות מפעליות והרצה 'על יבש': כפי שנאמר "אין הזדמנות שניה לרושם ראשוני" לכן חשוב לבדוק את מערכת ה MES לפני שעולים לאויר ומציגים אותה למשתמשים. צריך לבצע הרצה של המערכת בסביבה אמיתית ככל הניתן לפני העלייה לאוויר.
שלב 3 – פעילויות שלב עלייה לאוויר:
- השקה: השקה מתאימה של המערכת יכולה לייצר בקרב המשתמשים רגשות חיוביים למערכת החדשה ולשינוי בעקבותיה, לכן חשוב לתכנן השקה תואמת ולחגוג את המאורע במגוון אפשרויות כגון: השקה רועשת, שקטה, מדורגת, מרצ'נדייז, גיימיפיקיישן.
- הדרכה: נדרש להתאים את תוכנית ההדרכה לקהלי היעד השונים עפ"י מחלקות, תפקידים ותהליכים. כמו כן, יש לגבש את שיטת ההדרכה האפקטיבית ביותר, כגון: כיתת הדרכה, הדרכה דיגיטאלית, TTT ועוד. התכנון צריך להבטיח גם למידה מתמשכת לאורך חיי מערכת ה MES.
- שכנוע מול אכיפה: נדרש לקיים באופן מאוזן הן פעילויות שכנוע למשתמשים בהן מציגים את תועלות המערכת ואף מתמרצים את העובדים לעומת פעילויות אכיפה שבהן נדרש מהעובדים לעבוד על פי הוראות, מונעים מהם להשתמש בכלים קודמים או חלופיים ומבצעים פעילויות אכיפה נוספות.
- מעקב ובקרה: לאורך כל חיי מערכת ה MES נדרש להמשיך ולעקוב באופן רציף אחר השימוש במערכת, נדרש להמשיך להתאים את המערכת למפעל, לייעדי המפעל, לתהליכי הייצור המשתנים, למכונות המתחדשות ברצפת הייצור ולדרישות הרגולצייה.
- 'העברת מקל': בסיום הפרויקט ולאחר העליה לאויר נדרש לתכנן את העברת המקל מהספק לתוך המפעל. ברמת התיעוד, ההדרכות וגיבוש התנאים המסחריים להמשך תמיכה במערכת ה MES.
מתודולוגיית Triple O's מעלה באופן משמעותי את הצלחת הטמעת המערכת בקרב המפעל והמשתמשים; במסגרת המתודולוגייה ניתן לבצע תכנון ולממש אותו באופן מקיף שיסייע להפיכת מערכת ה MES לחלק אינטגרלי בתהליכי הארגון, ותוביל להצלחת המפעל ולצמיחתו. אימוץ מתודולוגיה זו יכולה לסייע לארגונים גם בהטמעת מערכות תוכנה נוספות מאחר ומקור המתודולוגייה הינה לכלל מערכות המידע בארגון והיא יכול לשנות את האופן שבו ארגונים ניגשים להטמעת כלל התוכנות ולהפוך אותם לכלים רבי עוצמה לחדשנות ויעילות
